OSGB Yazılımı: Sahadan Rapora, Belgeden Katip'e
OSGB yazılımı, saha ziyaretlerini, raporları, firma belgelerini ve DÖF takibini her müşteri firma için tek kayıtta toplayan programdır. En çok uzmanın rapor yazma yükünü ve yöneticinin "hangi firmada ne eksik" sorusunu hafifletir. Kazancı, aynı bilginin bir kez girilip her adımda yeniden kullanılmasıdır.
- Ziyaret
- Fotoğraf
- Rapor
- Dosya
- DÖF
Son güncelleme:
Bir OSGB'nin günü yazılımda nasıl akar?
Yazılımlı bir OSGB'de iş, ziyaret listesinden başlar ve firma dosyasında biter. Yukarıdaki şerit bu akışın beş durağını gösterir. Her durakta üretilen bilgi bir sonraki durağa elle taşınmadan geçer.
- Ziyaret. Uzman sabah gideceği firmaları ve her firmanın açık işlerini görebilmelidir. Önceki ziyaretten kalan DÖF'ler bu listede görünmelidir.
- Fotoğraf. Sahadaki uygunsuzluk telefonla fotoğraflanır. Fotoğraf o firmanın raporuna doğrudan bağlanır, telefon galerisinde kaybolmaz.
- Rapor. Yapay zekâ desteği olan yazılımda fotoğraftan uygunsuzluk tanımı, önlem önerisi ve mevzuat maddesi taslağı çıkar. Uzman taslağı düzeltir ve onaylar.
- Dosya. Onaylanan rapor ve sahada imzalatılan belgeler firmanın dijital dosyasına girer. Denetimde aranan belge tek yerden bulunur.
- DÖF. Rapordaki her uygunsuzluk, sorumlusu ve hedef tarihi olan bir düzeltici faaliyete dönüşür. Kapanmayan DÖF bir sonraki ziyarette yeniden önünüze gelmelidir.
Kâğıtla çalışan bir OSGB'de bu beş adım beş ayrı yerde durur: ajanda, telefon galerisi, Word dosyası, klasör ve Excel tablosu. Yazılımın asıl getirisi bu dağınıklığı kaldırmaktır. Rapor hızı bunun sonucudur, amacı değil.
Akışın en çok koptuğu yer rapordan DÖF'e geçiştir. Kâğıt raporda yazılan uygunsuzluk, ayrı bir tabloya elle aktarılmazsa takip edilmez. Aynı bulgu her ziyarette yeniden yazılır ve firma ilerleme görmez.
OSGB yazılımı kimin işini nasıl değiştirir?
OSGB yazılımı en çok sahadaki uzmanın ve ofisteki yöneticinin işini değiştirir. Ama her rolün yazılımdan beklediği şey farklıdır. Satın alma kararında bu beklentilerin hepsini masaya koymak, sonradan "bunu da yapsaydı" demeyi önler.
- OSGB sahibi ve sorumlu müdür: Hangi firmada hangi belgenin eksik olduğunu ve hangi DÖF'ün geciktiğini tek ekranda görmek ister. Denetim günü dosyayı aramak yerine açmak ister.
- Operasyon yöneticisi: Ziyaretlerin yapılıp yapılmadığını ve raporların zamanında teslim edildiğini izler. Uzman değiştiğinde firmanın geçmişinin yeni kişiye eksiksiz geçmesini bekler.
- İş güvenliği uzmanı: Raporu sahada bitirmek ve akşamları yazı yazmamak ister. Mevzuat maddesini her seferinde baştan aramak istemez.
- İşyeri hekimi: Sağlık kayıtlarının kişiye bağlı ve erişimi sınırlı tutulmasını bekler. Kendi belgelerini firma dosyasında doğru başlık altında bulmak ister.
- Ofis ve sekreterya: Firma listesini, çalışan listelerini ve belge yüklemelerini toplu yapmak ister. Aynı bilgiyi üç ayrı tabloya yazmaktan kurtulmayı bekler.
Demo sırasında bu rollerden en az ikisinin masada olması iyi olur. Uzmanın göreceği eksik ile yöneticinin göreceği eksik çoğu zaman aynı değildir.
Kâğıt ve Excel ile yazılım arasındaki fark nedir?
Fark, bilginin kaç kez elle yazıldığında ve bir şey kaybolduğunda bunu kimin fark ettiğindedir. Aşağıdaki tablo üç çalışma yöntemini aynı iş adımlarında yan yana koyar. "Genel araçlar" sütunu ortak klasör, bulut tablo ve mesajlaşma uygulaması gibi İSG'ye özel olmayan araçları anlatır.
| İş adımı | Kâğıt ve Excel | Genel araçlar | OSGB yazılımı |
|---|---|---|---|
| Ziyaret planı | Ajanda ya da tablo; firma geçmişi başka yerde | Paylaşılan takvim; açık işler görünmez | Firma kaydına bağlı liste; açık DÖF'ler ziyaret öncesi görülebilir |
| Saha fotoğrafı | Telefon galerisinde; sonradan elle eşlenir | Ortak klasöre yüklenir; adlandırma kişiye bağlı | Çekildiği anda ilgili firmanın raporuna bağlanır |
| Rapor yazımı | Word şablonunun üstüne elle, çoğunlukla ofiste | Ortak belge; biçim kişiden kişiye değişir | Taslak fotoğraftan çıkar; uzman düzeltip onaylar |
| Mevzuat maddesi | Uzman her raporda yeniden arar | Uzman her raporda yeniden arar | Yazılım madde önerir; uzman doğrular |
| Firma belgeleri | Klasör ve e-posta ekleri | Klasör ağacı; sürümler karışabilir | Firma başına kategorili dosya; eski sürümler geçmişte |
| DÖF takibi | Ayrı Excel; güncelliği bir kişiye bağlı | Görev listesi; rapordan kopuk | Rapordaki uygunsuzluktan açılır; kapanana kadar izlenir |
| Katip listesi | İşyerleri elle yazılır | Liste elle kopyalanır | Katip'ten alınan Excel dosyası içe aktarılır |
| Uzman ayrıldığında | Geçmiş, kişinin bilgisayarında kalabilir | Erişim kapanınca dosyalar sahipsiz kalabilir | Kayıtlar firmanın altında kalır; yeni uzman devralır |
Tablonun son sütunu her OSGB yazılımında aynı derinlikte değildir. Satırları demoda tek tek göstermesini isteyin. Seçim rehberindeki kontrol listesi bu satırları demoda sorulacak sorulara çevirir.
Kâğıt ve Excel'in de güçlü yanı vardır: ek maliyet çıkarmaz ve herkes kullanmayı bilir. Birkaç firmaya hizmet veren küçük bir OSGB için bu yeterli olabilir. Firma sayısı arttıkça elle taşınan bilgi çoğalır ve hata payı büyür.
OSGB yazılımında olması gereken 6 temel özellik nedir?
Bir OSGB yazılımında saha, rapor ve belge işini taşıyan altı özellik aranır. Biri eksikse o adım yine kâğıda ya da ayrı bir tabloya döner. Aşağıda her özelliğin neden gerektiği ve FirstİSG'de nasıl çalıştığı yer alıyor.
Yapay zekâ desteği
Yapay zekâ, fotoğraftaki uygunsuzluğu tanımlar, alınacak önlemi önerir ve ilgili mevzuat maddesini taslağa ekler. Karar uzmanda kalmalıdır: öneri düzeltilebilmeli, silinebilmeli, yerine yenisi yazılabilmelidir. FirstİSG'de uzman her öneriyi onaylar, düzenler ya da kaldırır; yapay zekânın verdiği risk puanını da değiştirebilir.
Saha fotoğrafından risk analizi ve rapor
Fotoğraf ile rapor arasındaki yol ne kadar kısaysa uzman ofiste o kadar az yazar. Bir rapora birden çok fotoğraf eklenebilmeli ve her biri ayrı değerlendirilmelidir. FirstİSG'de her fotoğraf ayrı analiz edilir, çekim yeri ve zamanı kayda eklenir. Risk puanı 5x5 L tipi matris ya da Fine-Kinney yöntemiyle hesaplanır.
Her formatta raporlama
Aynı rapor müşteri firmaya, denetime ve OSGB'nin kendi arşivine farklı biçimlerde gider. FirstİSG'de saha raporu ve risk analizi PDF olarak alınır; risk analizi ayrıca Excel dosyası olarak iner. Şablondan üretilen firma belgeleri Word ya da Excel dosyası olarak çıkar. Kayıt listeleri Excel ve CSV biçiminde dışa aktarılır.
Firma belgelerini ve kayıtlarını saklama
Her müşteri firmanın sözleşmesi, planları, eğitim kayıtları ve ölçüm raporları tek bir dosyada durmalıdır. FirstİSG'de firma dosyası kategorilere ayrılır ve her kayıtta çalışmanın yapıldığı tarih ile tekrar aralığı bulunur. Yenilenen belgenin eskisi silinmez, geçmiş dönem olarak saklanır. Ayrıntı kâğıtsız OSGB sayfasında.
İSG-Katip verisini içe aktarma
OSGB'nin sözleşmeli işyerleri zaten İSG-Katip'te kayıtlıdır. Yazılım bu listeyi yeniden yazdırmamalı, Katip'ten alınan Excel dosyasını okuyabilmelidir. FirstİSG aktarımdan önce önizleme gösterir; yeni, güncellenecek ve mükerrer olabilecek kayıtları ayırır. Hangi alanların geçtiği İSG-Katip verileri sayfasında anlatılıyor.
Mobil uygulamayla sahada çalışma
Uzmanın günü sahada geçer, rapor da sahada başlamalıdır. FirstİSG'nin iOS ve Android uygulamasında fotoğraf çekilir, rapor hazırlanır ve firma dosyasına belge yüklenir. Sahada başlanan rapor ofiste web panelinde kaldığı yerden açılır.
Bu altı özelliğin altında üç temel kayıt durur: risk analizi, saha raporu ve DÖF. Üçü birbirine bağlı olmalıdır. Risk analizindeki bir kalemden ya da saha raporundaki bir uygunsuzluktan açılan DÖF, aynı listede izlenmelidir. FirstİSG'de iki kaynaktan açılan DÖF'ler tek listede toplanır.
Yazılıma geçiş ne kadar sürer?
Süre, OSGB'nin firma sayısına ve verinin bugün hangi biçimde durduğuna bağlıdır; herkese uyan tek bir süre yoktur. Belirleyici olan üç iştir: firma listesinin aktarımı, çalışan listelerinin aktarımı ve ekibin eğitimi. Aşağıdaki sıra, işi günlük düzeni bozmadan yürütür.
- Firma listesi. Sözleşmeli işyerleri İSG-Katip'ten Excel olarak alınır ve yazılıma aktarılır. Aktarım öncesi önizleme, mükerrer kayıtları baştan ayıklar.
- Çalışan listeleri. Eğitim ve sağlık kayıtları kişiye bağlıdır, bu yüzden her firmanın çalışan listesi gerekir. Excel'de duran listeler toplu aktarılır.
- Yürürlükteki belgeler. Bütün arşivi ilk gün taşımak gerekmez. Önce geçerli sözleşme, plan ve risk analizi yüklenir; geçmiş dönemler zamanla eklenir.
- Ekip eğitimi. Uzman ve hekimler sahadaki akışı, yöneticiler firma dosyasını ve DÖF listesini öğrenir. Eğitimi kimin verdiğini sözleşmeden önce sorun.
- Ortak dönem. İlk haftalarda bazı firmalar yazılımda, bazıları eski yöntemde yürüyebilir. Yeni ziyaretler yazılımda başlarsa eski yöntem kendiliğinden devreden çıkar.
Geçişin en sık takıldığı yer, aynı işyerinin iki farklı adla iki kez kaydedilmesidir. SGK sicil numarasıyla eşleşen bir aktarım bunu önler. Kâğıttan çıkışın ayrıntılı planı kâğıtsız OSGB sayfasında, bütçe hesabı fiyat sayfasında yer alıyor.
FirstİSG'yi nasıl deneyebilirsiniz?
FirstİSG'nin saha fotoğrafından rapora uzanan akışını kayıt olmadan demoda görebilirsiniz. Ekibiniz için bir demo görüşmesi istiyorsanız sayfanın altındaki formu doldurun. Uygulamayı denemek isteyen uzmanlar Google Play ya da App Store üzerinden indirebilir.
Demodan önce kontrol listesini doldurmanızı öneririz. İşaretlemediğiniz maddeler, demoda sorulacak sorular olarak bir sayfada toplanır. Satın alma sürecine dair sorular sık sorulan sorular sayfasında yanıtlanıyor.
Sık sorulan sorular
OSGB yazılımı kullanmak zorunlu mu?
Hayır. Mevzuat bir OSGB'nin belirli bir yazılım kullanmasını şart koşmaz. Sözleşmelerin İSG-Katip'e işlenmesi zorunludur, ama Katip kamunun kayıt sistemidir ve OSGB'nin rapor, belge ve DÖF işini yürütmez. Yazılım bu iç işi düzenlemek için seçilir.
Verilerim nerede saklanır?
Bu, yazılımdan yazılıma değişir ve sözleşmede yazılı olmalıdır. Çalışan sağlık bilgisi KVKK'ya göre özel nitelikli kişisel veridir. Sağlayıcıdan verinin tutulduğu altyapıyı, yedekleme düzenini ve veri işleyen olarak üstlendiği yükümlülükleri yazılı isteyin.
Uzmanlar yazılımı telefondan kullanabilir mi?
İyi bir OSGB yazılımında evet; saha işi telefonda başlamalıdır. FirstİSG'nin iOS ve Android uygulamasında fotoğraf çekilir, rapor hazırlanır ve firma dosyasına belge yüklenir. Sahada başlanan rapor web panelinde kaldığı yerden açılır.
Kaç kullanıcıyla başlamak gerekir?
Kullanıcı, yazılıma kendi hesabıyla giren her uzman, hekim ve yöneticidir. Çoğu OSGB yazılımı kullanıcı başına fiyatlanır. Sahaya çıkan ekip ve bir yöneticiyle başlayıp diğer hesapları sonra açmak ilk bütçeyi düşük tutar.
Mevcut verilerimi yazılıma aktarabilir miyim?
Firma listesi İSG-Katip'ten alınan Excel dosyasıyla, çalışan listeleri Excel ile toplu aktarılabilir. Eski raporlar ve imzalı belgeler dosya olarak yüklenir. Aktarımda neyin otomatik geçtiğini demoda kendi dosyanızla denemek en sağlam yoldur.
Yapay zekâ ne yapar, ne yapmaz?
Fotoğraftaki uygunsuzluğu tanımlar, önlem önerir ve ilgili mevzuat maddesini taslağa ekler. Sahayı görmez, işyerini tanımaz ve imza atmaz. Raporun doğruluğundan yine uzman sorumludur; öneriyi düzeltir, siler ya da onaylar.
OSGB yazılımı ile İSG yazılımı arasında fark var mı?
İSG yazılımı tek bir işyerinin ya da bağımsız uzmanın işine odaklanabilir. OSGB yazılımı ise çok sayıda müşteri firmayı, bunlara giden birden çok uzmanı ve hekimi aynı anda yönetir. Firma bazında dosya ve ekip görünümü bu yüzden OSGB'de belirleyicidir.
Yazılım denetim hazırlığında ne işe yarar?
Denetimde aranan belgeyi firma dosyasından tek seferde bulmayı sağlar. Hangi belgenin eksik ya da yenilenmesi yaklaşmış olduğu denetimden önce görülür. Belgenin içeriği ve imzası ise yine OSGB'nin sorumluluğundadır.
Bu siteyi kim yayınlıyor?
Site, FirstİSG'yi geliştiren Blackante tarafından yayınlanır. Sayfalardaki seçim ölçütleri ve kontrol listesi her OSGB yazılımına uygulanabilir. FirstİSG'den yalnız örnek olarak ve açıkça adıyla söz edilir.